Checar el pedido contra la orden de compra, no contra factura
Aciertos y problemas
de la comunicación
Chef ->
departamento de compras -> agente de ventas-> almacén
En los restaurantes
que he trabajado ha habido un común denominador al momento de hacer, enviar y
recibir los productos. “El proveedor” generalmente, entrega lo
que quiere y no lo que hemos pedido; esto es debido a fallas en la comunicación, y
falta de aclaraciones a la hora de hacer convenios con los proveedores.
Se suele creer que “todo
está sobre entendido”, que no es
necesario hacer aclaraciones, sin embargo, en muchos de los casos, los
proveedores (léase) “el agente de ventas”,
en el mejor de los casos, promete una cosa y al final, se hace entrega de otra,
o bien en el peor de los escenarios, el agente jamás tiene la información
actualizada de parte del “PROVEEDOR” lo cual lleva a graves fallas al momento
de realizar un pedido. De ahí nuestro blog el día de hoy.
Existen muchos problemas
a la hora de hacer los pedidos.
Los más comunes son por
dar un ejemplo, cuando se hace un pedido de 500 gr. de chile chipotle en una sola
presentación, una caja de huevo # 60 y dos kilos de queso fontina en presentación de 1 kilo cada uno; y entonces al momento
de la recepción del producto, se nos entrega 4 piezas de chile chipotle en presentación de
125 gr. cada uno, 1 caja de huevo #80 y 3 piezas de queso fontina en presentación de 700 gr. cada uno.
Aparentemente todo
está perfecto, máxime, que lo checamos con la factura del proveedor y todo parece
estar bien. Hasta que llega nuestro departamento de contraloría y nos pregunta:
¿Por qué aceptamos esos productos en otra presentación que NO ES LA AUTORIZADA
por la empresa?
La Mecánica de los
Pedidos.
En situaciones
normales, cuando nos comunicamos, creemos que nuestro interlocutor “entendió lo
que queríamos decir”, además el interlocutor “interpreta” nuestro pedido –mismo
que es reenviado al almacén del proveedor- y al almacén le toca interpretar la
orden recibida. Si estos canales de comunicación no están perfectamente
interconectados.
Nos toca a nosotros
checar de manera “física” cada compra o producto en cuanto llega nuestro pedido
al almacén del restaurant, y cada cosa se debe pesar (con la bascula de
nosotros) así como checar que el producto sea lo que pedimos, igualmente LO MAS
IMPORTANTE, es checar lo recibido con NUESTRA PROPIA ORDEN DE COMPRA, y jamás
con la factura del proveedor. Ya que es muy probable que todo lo que esté en la
orden de compra “esté en físico”, pero no necesariamente podría ser lo que
nosotros pedimos.
La comunicación, en
cuanto a restaurante se refiere, es muy importante a la hora de recibir los
productos ordenados ya que de ello depende:
a. Que
recibamos lo ordenado
b. En
la presentación que pedimos
c. Las
cantidades requeridas
d. Al
precio de lista, previamente pactado
Cualquier variación en el producto, podría
ocasionar un problema con efecto “domino”, en este caso nuestro contralor
tendría razón al preguntar “¿por qué recibimos un producto no autorizado por la
compañía?”, el siguiente problema es que eso nos mostraría otro de los
problemas, el de los “costos escondidos” a la hora de los inventarios “físicos
del mes”.
Por todos los aspectos
enumerados es de vital importancia que los “canales de comunicación” estén
funcionando correctamente. Es necesario que todas las partes involucradas al
momento de elaborar la orden de compras y del recibo de las mismas, que todos
conozcan qué se pidió y que puedan verificar lo recibido contra NUESTRA PROPIA
ORDEN DE COMPRA Y NO CONTRA FACTURA.
Casos concretos al
momento de recibir pedidos
1.- Cuando trabajaba
para “La terraza de la abuela”, noté que mi orden de compra de 5 kilos de
bistecs (para el desayuno) no me estaba dando las porciones que “debería
obtener” por esa misma cantidad de kilos. Si compraba yo 5 kilos de bistecs y
hacia porciones de 100 gramos lo normal sería que obtuviera 50 porciones. Pero no era así, algo estaba mal. Supe de qué se trataba hasta que supervisé de
cerca el trabajo del almacenista y noté que él no checaba lo recibido contra
orden, ni pesaba el producto como yo había pedido se hiciera.
2.- Trabajando para “La
Porteña Restaurant”, en una ocasión hice una orden de compra de 4 racks (una
caja) de Rib eye. Cada Rib eye tiene un peso promedio de 6 900gr.
a 7 200gr., y a la hora de hacer mi propio chequeo del producto (en la factura)
me di cuenta que el cobro era por 32.2 Kilos
Según mis cálculos, la factura no debería pasar de los 28 kilos.
Entonces, ¿qué pasó en ambos casos?, ¿por qué no salían las porciones?, ¿qué hizo
que la factura aumentara o que las porciones estimadas disminuyeran? ¿Por qué
se estaba pagando de más?
En el primer caso, al supervisar
de cerca de mi almacenista, me di cuenta de que al recibir los productos los
pesaba SIN SACARLOS DEL ENVASE EN QUE VENIAN.
Por principio de
cuentas con los bistecs, se entregaban en doble contenedor desechable y además
con vitafilm (en abundancia) según me dijeron, era para evitar derrames en el trayecto de
entrega; razón por la cual mi merma por esas dos razones era de 700 gramos,
incluido el desangramiento de los bistecs. El error de mi almacenista era que
“permitía la entrega de los productos tal como eran enviados del proveedor”, mi
problema era que esos 700 gr. representaban
una merma de 7 porciones a razón de 100 pesos cada una.
En el segundo caso, descubrí que mi
almacenista permitía que el proveedor entregara y pesara el producto CON TODO Y
CAJA, misma que tenía un peso de 2400 gr. mismos que puesto en porciones era equivalente
a 5 porciones (sin contar el precio de venta).
¿Quién debe pagar por eso? ¿Yo debería
absorber las mermas? ¿El proveedor me estaba robando a propósito? Mis costos
escondidos deberían ser ignorados?, ¿Qué se debe hacer para evitar esos costos escondidos?
¿Qué harías tú?
